今回委託の協力会社の担当を持つ事になりました。

ご存じの方もいると思いますが、ビルメンは自ら点検を行う「自営作業」の他に、協力会社にお金を払って点検を払って実施してもらい、自らは立会い等を行う委託作業があります。
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この委託作業について、
自分達が作業を行う訳ではないので肉体的な疲労は殆どありません。
なので、この点を指して

「ビルメンは業者に丸投げだから楽

と言う人がいます。hirune_soto_boy

まぁ、そうではないとは言いませんがそれは
これまでの積み重ねで、こちらも、あちらも、オーナー側も段取りが解っている場合です。

実際は肉体的な疲労がない反面、いろいろと調整しなきゃならない事があって大変な事もありますf^^;


では何が大変なのでしょうか?

その前に自営作業との違いを見てみましょう。

自営作業では、作業場所のテナント又はオーナー従業員に

「いついつに作業に入りますのでご承知おきください。ダメでしたらいつが良いでしょうか?」

等など作業日や作業時間の調整を電話や直接会って打ち合わせをします。kaisya_phone_isogashii_man

調整がついたら、実際に作業をやってオーナーに提出する点検表を作成して終わりです。

作業自体で疲れますが、実は客先と自分たちで完結するので段取りは楽です。

では協力会社に委託するとどうでしょうか?

まず最初の調整は同じです。
日取りと時間の調整です。

その前の協力会社選定や契約は営業さんや決裁権を持つ上の人にやってもらいます。場合によっては自分でやる事もあるかもしれません。

その次は協力会社と連絡を取って協力会社とも日程調整しなくてはいけません。当たり前ですがf^^;

客先と決めた日程でやっていただく事に問題はないか確認していただきます。
ココで上手くやっていただければスムーズなのですが、協力会社さんにも都合があります。
ウチではない他の所で仕事をしていたり、休日だったりで
「出来ない」可能性は十分あります。

なので客先との打ち合わせでは作業日の候補をいくつか用意しておかなければなりません。
書類仕事

最終的には
「お客様の都合が最優先」
なので協力会社さんには候補内の日程を飲んでもらわなければなりませんが、可能な限りこちらも協力会社さんの都合も尊重します。

なんといっても肉体労働してもらうのですから。
「金を払っているんだから、向こうの都合なんか知るか!!」
では仕事を受けてくれる所はなくなります。

日程が決まったら、
作業届を作成してオーナーに提出します。
それは回りまわって警備員にたどり着きます。
警備員がそれを見ていれば正当な入館者として追い返されたりはしなくなります。

その後にようやく実際に来ていただいて作業をしてもらう訳ですが、協力会社さんの道具を置く場所や、休憩する場所を用意したり、カギ開け、コンセントの位置伝達などのお膳立てをしなくてはなりません。
走り回る

協力会社さんがスムーズに気持ちよく作業して完了してもらう為には大事な事です。


作業が完了したら協力会社さんに作業報告書や点検表を作成して我々に提出してもらいます。
そして内容をチェックして、我々の会社の表紙を付けてオーナーへ提出する訳ですが、これも「我々がチェックしてから」という作業がある関係で速やかに提出してもらわなければなりません。
具体的には月末1週間前位までには。

報告書の提出という物的証拠を以って、今度は
社に報告して、作業代を会社の管理部門から支払うのでやはりこちらの処理を行う余裕も必要です。

私が悩むのは序盤の日程調整です。

何故かというと自分は割とコミュ障ですf^^;
身内となら普通ですが、客先や協力会社と上手く調整が出来るか自信が無いのです(TT)
訳ワカメ

特に客先相手。

ビルにはいくつかのテナントがあったり、従業員でもセキュリティ上なかなか入れない場所があったりします。

それら全てが納得する日取りを調整しなくてはならず、特にサーバー室は最重要で該当部署の従業員がわざわざ休日出勤までして立会う程です。

そんなのを相手にするのは精神やられそうでとてもとても・・・・・(><)

しかしこれも仕事です。皆から助言をもらいながらやっていかなくては!!




ではまた次回をお楽しみに~( ´∀`)ノ





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