仕事の管理３ : ビルメンは静かに暮らしたい

３回目になってしまったこのシリーズ、ホントはこんな続く予定じゃなかったんですが今回最後になると思います。
もう少しだけお付き合いのほどをｆ＾＾；

さて残っている自分のやり方ですが、
案件毎の
チェックポイントに日付表
必要書類のチェック表
ですね。

チェックポイントの日付表ですが、これは前回の日誌に似ているのですが、
一つの案件を処理していく過程で
書類を作り、一旦管理部門とかに提出し押印を貰ってから次の段階へ進む
というのが割といくつかあります。
それらを一つのチェックポイントとして表を作り他の人にも
この案件は今どの段階なのか？
を共有出来るようにします。
日誌だけだと主観が混じって他の人が見ても解らない事がありますがこれを作っておけば最低限の事は共有出来ますし、自分が休日の時に管理部門から問い合わせが来ても返答しておいてもらえるという訳です。

そして最後の。
必要書類のチェック表
ですが、案件は

協力会社から見積もり取って
注文して
作業してもらって

終わり・・・・・ではありません。
報告書貰って請求書貰って支払い、会社の経理部門が処理してようやく終了となります。
もっとも経理部門の処理段階まで現場が済ませる訳ではないですが、ある程度まではやる事があります。

これは会社にもよると思いますが、ウチだと経理部門が使う書類を揃えて支店等に提出する迄現場がやっています。

それらの書類も色々種類があって

見積書（原本）や（受託や委託）注文書、請書、それらの承認申請書類、社印押印要請書類、（顧客押印済の）作業報告書等々

これらを期限内に作成して提出するのですが、慣れない内は全部提出したつもりでホッとしていると電話が掛かってきて

◯◯の書類が足りないよ。どうなってんの～？

と催促されてしまいます。

向こうも月締めの処理等で焦っているので電話声にも苛立ちが感じられて焦ります（＞＜）
こちらとしては平謝りして足りない書類を提出するんですが、その書類にも所長から押印してもらった上で現場から支店などに持って行きます。
ココで所長が出勤していれば良いですがシフトの関係で居ない時もあったり、提出の為に交通費も掛かるのでそれの請求書類も。

ビルメンの仕事は何もない時は本当に何もないのでそれだけが残っている時はヒマな筈なのに何も出来ない状態で一日ソワソワして終わるという日もあります。

こういうのを防ぐ為に、
経理での計上処理に必要な書類をリストアップしてチェック表にして足りない物を確認し、全部揃ったのを確認する為にチェック表が要るわけです。

ここまで書いてナンですがこれらの事、研修やなんかで教わるわけではないです。
現場によっては上位陣が独占して下っ端は作業や立会いしかしない場合もあるので人によっては入社して１０年超えててもこれらの事が出来ない人も居ます。
私は

そんなに在籍しててこんなのも出来ないの？

なんて言われるのが我慢ならないのでオリジナルで対策する事にしましたｆ＾＾；

どうだったでしょうか？
最初に書きましたが、あくまでこれは自分のやり方です。
会社が教えてくれないので自分でやってるだけに過ぎません。所謂コツってやつですね。

もっと効率良いやり方があれば教えてほしい位ですｆ＾＾；
皆さんは自分の担当にされた業務の管理はどのようにしてるでしょうか？
ではまた次回をお楽しみに～（　´∀｀）ノ